Richtig kündigen: So vermeiden Sie Formfehler im Kündigungsschreiben

Kündigungsschreiben – viel mehr als „reine Formsache“

Neuer Traumjob, der Wunsch nach einem Ortswechsel oder persönlicher Neuanfang: Wer aus einem laufenden Arbeitsvertrag aussteigen möchte, muss ein Kündigungsschreiben aufsetzen und einreichen – es sei denn, ein Aufhebungsvertrag in beiderseitigem Einvernehmen ist für alle Beteiligten die bessere Alternative. Dabei ist die Kündigung vielmehr als eine „reine Formsache“: Wer hier unklar formuliert, die Zustellung auf die leichte Schulter nimmt oder sich einen Formfehler erlaubt, wird vielleicht länger bleiben müssen, als ihm lieb ist. Besonders unangenehm ist das, wenn ein neuer Arbeitgeber schon fest mit Ihnen rechnet, denn im Zweifel kann Sie das sogar die neue Stelle kosten.

Damit es auf keinen Fall soweit kommt, haben wir Ihnen hier kompakt zusammengestellt, wie Kündigen reibungslos funktioniert – und welchen Dienst Ihnen ein Aufhebungsvertrag erweisen kann, wenn sich die Wege von Arbeitgeber und Arbeitnehmer trennen.

Welche gesetzlichen Vorgaben Ihr Kündigungsschreiben erfüllen sollte

Wie ein Kündigungsschreiben auszusehen hat, ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) festgelegt: Die Kündigung bedarf der Schriftform auf Papier und die elektronische Übermittlung ist ausdrücklich ausgeschlossen. Das heißt: Weder mündlich noch per Mail oder Fax ist ein Kündigungsschreiben gültig. Nur die persönliche Abgabe oder die Zustellung per Post bewahrt Sie vor einem Formfehler.

Übrigens: Vor Abgabe oder Versand des Kündigungsschreibens sollten Sie sich selbstverständlich eine Kopie machen. Das Original ist das Dokument, das Ihr Arbeitgeber erhält!

Welche Elemente ein Kündigungsschreiben enthalten muss/kann

Einige Elemente sind unverzichtbar für ein formal einwandfreies Kündigungsschreiben. Diese Must-Haves sind:

• Empfänger: Name und Adresse Ihres Arbeitgebers (Unternehmen) sowie eines persönlichen Empfängers. Das kann je nach Unternehmen ein Personalverantwortlicher, Ihr direkter Vorgesetzter oder der Abteilungsleiter Wie genau das in Ihrer Firma gehandhabt wird, kann Ihnen z.B. die Personalabteilung sagen. Oft hilft auch ein Blick in den Arbeitsvertrag.
• Absender: Auch Ihr voller Name sowie Ihre postalische Privatadresse gehören auf das Kündigungsschreiben.
• Datum: Als Datum setzen Sie bitte den Tag von Abgabe oder Versand des Briefes auf das Kündigungsschreiben. Es dient der Dokumentation, wann die Kündigung geschrieben wurde und kann als Nachweis herangezogen werden, wenn es um die fristgerechte Berechnung Ihres letzten Arbeitstages geht.
• Betreff: Setzen Sie einen kurzen, eindeutigen Betreff, am besten: „Kündigung“.
• Anrede: Je nachdem, wie genau Sie die Person benennen können, an die Ihr Kündigungsschreiben gerichtet ist, nutzen Sie die allgemeine Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder konkreter: „Sehr geehrter Herr …“/“Sehr geehrte Frau …“. Diese Anrede ist auch die richtige, wenn Sie sich im Joballtag mit Ihrem Vorgesetzten duzen.
• Text: Arbeitsrechtler raten auch im Brieftext zu größtmöglicher Eindeutigkeit ohne „schmückendes Beiwerk“. Fahren Sie deswegen nach der Anrede direkt mit dem Wichtigsten fort und benennen Sie den Grund für das Schreiben, die Art der Kündigung und das Datum, zu dem das Arbeitsverhältnis endet. „… hiermit kündige ich das Arbeitsverhältnis fristgerecht zum TT.MM.JJJJ.“
• Unterschrift: Ihre Kündigung ist nur mit Ihrer persönlichen, handschriftlichen Unterschrift gültig.

Welche Elemente im Kündigungsschreiben nicht erforderlich sind

Denkbare Elemente, die nicht zwingend erforderlich sind, um alle formalen Anforderungen zu erfüllen, könnten zum Beispiel sein:

• Bitte um eine Bestätigung der Kündigung: Dies ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn Sie die Kündigung persönlich eingereicht haben oder beim Postweg auf ein Einschreiben mit Rückschein verzichtet haben.
• Höfliche Abschiedsformel: Rechtlich nicht relevant, aber eine Frage guter Manieren, ist eine entsprechende Abschiedsformel im Kündigungsschreiben: Einem „Mit freundlichen Grüßen“ können Sie durchaus etwas wie „Ich bedanke mich für die Zusammenarbeit“ hinzusetzen.
• Verzichten sollten Sie auf weitere Elemente, die den rechtlichen Charakter der Kündigung verwässern: Ihre Kündigung zieht eine Reihe weiterer, zum Beispiel organisatorische, Fragen nach sich, die aber gesondert und nicht im Kündigungsschreiben geklärt werden sollten. Hier geht es zunächst einzig und allein um die fristgerechte Kündigung des Arbeitsverhältnisses. Wie viele Tage Resturlaub noch wann zu nehmen sind, welcher tatsächlich letzter Arbeitstag sich daraus errechnet, wann, wie und wo Sie Firmenwagen oder -Handy abgeben und wie man Ihnen Ihr Arbeitszeugnis zukommen lassen soll – das alles klären Sie am besten in persönlichen Gesprächen oder E-Mails in den Tagen nach dem Eingang Ihres Kündigungsschreibens.

Worauf Sie sich sonst noch vorbereiten sollten, wenn Sie kündigen

Mit Ihrem Kündigungsschreiben sind ein paar Konsequenzen verbunden, die Sie kennen und auf die Sie entsprechend vorbereitet sein sollten. Hier nur zwei Beispiele:

• Wenn Chef und Kollegen davon erfahren: Sobald Ihr Kündigungsschreiben eingereicht ist, wird Ihr Vorgesetzter auf Sie zukommen und die Gründe erfahren Auch wenn Ihre Kollegen offiziell von Ihrer Kündigung erfahren, werden einige das Gespräch mit Ihnen suchen. Überlegen Sie sich also bereits im Vorfeld, am besten noch vor dem Einreichen der Kündigung, welche Beweggründe Sie angeben wollen und wie Sie sie formulieren möchten.
• Wenn ein Jobwechsel nicht nahtlos gelingt: Kündigen Sie Ihren Job, ohne nahtlos weiterbeschäftigt zu werden, ist ein Gang zur Arbeitsagentur unausweichlich. Denn selbst, wenn es sich nur um wenige Tage Arbeitslosigkeit handelt und auch, wenn aufgrund von Sperrfristen bei einer Eigenkündigung zunächst keinen Anspruch auf finanzielle Unterstützung haben, sind Sie ohne Arbeitgeber auch nicht sozialversichert. Damit Ihr Versicherungsschutz vor allem im Fall von Krankheit oder Unfall bestehen bleibt, ist der Gang zur Arbeitsagentur unvermeidlich: Nur wer dort ordnungsgemäß arbeitssuchend beziehungsweise arbeitslos gemeldet ist, genießt den notwendigen Versicherungsschutz.

Wann und warum ein Aufhebungsvertrag die bessere Alternative sein könnte

In vielen Branchen suchen Unternehmen aktuell dringend nach neuen Mitarbeitern. Gar nicht so selten möchten sie deswegen, dass neue Kandidaten so schnell wie möglich ihren Job antreten. Kollidiert diese Planung mit der Kündigungsfrist ihrer aktuellen Stelle, lohnt sich ein Gespräch mit Ihrem Chef. Sind Sie ohnehin fest zur Kündigung entschlossen, ist es durchaus möglich, sich unabhängig von Kündigungsfristen in beiderseitigem Einvernehmen per Aufhebungsvertrag schneller zu trennen. Die Zustimmung Ihres Arbeitgebers zu diesem Vorgehen und der Einsatz eines Aufhebungsvertrages ist gar nicht so selten. Denn die meisten Unternehmen legen Ihren Mitarbeitern ungern Steine in den Weg, wenn die ohnehin bereits ihre berufliche Zukunft woanders planen.

Wichtig ist für Sie nur, wenn Sie das Thema Aufhebungsvertrag zur Sprache bringen wollen: Stellen Sie sicher, dass Ihr neuer Traumjob auf jeden Fall auf Sie wartet, egal ob nach einer fristgerechten Kündigung oder vorzeitig durch einen Aufhebungsvertrag.

Wo Sie Unterstützung für Kündigungsschreiben oder Aufhebungsvertrag erhalten und wohin Sie sich wenden, wenn Sie der Empfänger eines Kündigungsschreibens Ihres Arbeitgebers sind

Zahlreiche Websites bieten Ihnen Vorlagen zum Download und Beispieltexte zum Kopieren an. Am Ende dieses Beitrags finden Sie einen Mustertext für eine Kündigung.

Sollten Sie Zweifel oder Bedenken haben, was Ihr Kündigungsschreiben angeht und rechtlich hieb- und stichfeste Antworten rund um die Themen Kündigung, Kündigungsfrist, Kündigungsschreiben oder Aufhebungsvertrag suchen, empfiehlt sich ein Beratungsgespräch bei einem Anwalt für Arbeitsrecht.

Wenn ich selbst eine Kündigung erhalten habe

Tritt der Fall ein, dass Sie als Arbeitnehmer von Ihrem Arbeitgeber ein Kündigungsschreiben oder eine Änderungskündigung erhalten, sollten Sie sich auf jeden Fall anwaltlich beraten lassen. In größeren Unternehmen kann Ihnen auch der Betriebsrat, unter Umständen auch die Gewerkschaft weiterhelfen.

Dringend klären sollten Sie dann unter anderem folgende Fragen:

• Ist die Kündigung rechtsgültig, besonders wenn Sie betriebsbedingt oder fristlos/außerordentlich ausgesprochen wird?
• Besteht für Sie vielleicht ein besonderer Kündigungsschutz, den Sie geltend machen können?
• Steht Ihnen eine Abfindung zu und wie wird sie geltend gemacht?
• Welche Rechtsmittel stehen Ihnen zur Verfügung, wenn Sie der Kündigung widersprechen wollen?

Nun aber: Ran an die Tastatur, kopieren Sie gerne unseren Beispieltext weiter unten und nutzen Sie ihn als Grundlage für Ihr individuelles Kündigungsschreiben – viel Erfolg!

 

Beispieltext Kündigungsschreiben:

 

Daniel Mustermann    Mustermannstr. 1    12345 Musterstadt

 

Musterfirma AG
Personalabteilung
Frau Sabine Mustermann
Musterstr. 1

12345 Musterstadt

30.05.2018

Betreff: Kündigung
Sehr geehrte Frau Müller,

hiermit kündige ich das Arbeitsverhältnis fristgerecht zum XX.XX.20XX.

Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt der Kündigung und das Datum meines letzten Arbeitstages schriftlich. Darüber hinaus bitte ich Sie, mir ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auszustellen.

Für die Zusammenarbeit bedanke ich mich recht herzlich.

Mit freundlichen Grüßen

(Unterschrift, handschriftlich!)