10 erprobte Zeitmanagement-Methoden für effizientes Arbeiten

Egal, ob gleichbleibendes oder kurzfristig gestiegenes Arbeitsvolumen, Zeitmanagement ist der Schlüssel zu einem effizienten und möglichst stressfreien Arbeitstag. Die Organisation der eigenen Zeit hilft Ihnen, das tägliche Arbeitspensum bravourös zu meistern und dabei einen kühlen Kopf zu bewahren. Im Folgenden haben wir dafür zehn erprobte Zeitmanagement-Methoden zusammengefasst, mit denen Sie Ihre Arbeitsabläufe strukturieren und Ihre Zeit optimal nutzen können.

Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement beschreibt alle Tätigkeiten und Maßnahmen, die dazu dienen, die Arbeitszeit zu strukturieren und zu organisieren. Sie schaffen Prioritäten und teilen die einzelnen Aufgaben in Kategorien ein. Ziel der Zeitplanung ist, in einer festgelegten Zeitspanne ein bestimmtes Arbeitspensum zu absolvieren. Im Idealfall bleiben Sie dabei entspannt, arbeiten produktiv und effizient. Das schont nicht nur die eigenen Ressourcen, sondern wirkt sich ebenfalls positiv auf die Arbeitsbilanz aus.

Zeitmanagement-Methoden im Überblick

Clarity Liste
ABC Methode
ALPEN Methode
Eisenhower-Prinzip
10-10-10 Methode
Pareto Prinzip
Pomodoro Technik
60-60-30-Rhythmus
Eat the Frog
GTD Methode

Clarity-Liste

Um eine Clarity-Liste zu erstellen, teilen Sie Ihre Aufgaben in drei Kategorien ein. Was ist heute dringend zu erledigen? Was ist heute möglich, kann aber auch morgen erledigt werden? Und zum Schluss, welche Dinge sind optional? Die Clarity-Liste gehört zu den simplen Zeitmanagement-Methoden, mit denen Sie schnell und einfach einen konkreten Überblick bekommen.

ABC Methode

Bei der ABC Methode werden die unterschiedlichen Arbeitsaufgaben in drei Kategorien eingeteilt und auf einer Liste festgehalten. Zur Kategorie A gehören alle Prioritäten, die besonders wichtig sind und nur selbst erledigt werden können. Zur Kategorie B gehören Arbeitsaufgaben von durchschnittlicher Dringlichkeit, die zudem auch abgegeben werden können. In der Kategorie C befinden sich weniger wichtige und einfache Aufgaben. Diese Methode des Selbstmanagements ist ideal für die Organisation einzelner Arbeitstage und eine zuverlässige Entscheidungshilfe im oft stressigen Tagesplan.

ALPEN Methode

Eine weitere Methode zum Zeitmanagement ist die ALPEN Methode. Auch sie dient der Organisation einzelner Tage und Aufgaben. Sie setzt sich aus den Bausteinen Aufgaben (A), Länge (L), Pufferzeiten (P), Entscheidungen (E) und Nachkontrolle (N) zusammen. Zuerst notieren Sie alle zu erledigenden Aufgaben. Danach schätzen Sie die ungefähre Zeit, die jeder Auftrag in Anspruch nehmen wird. Dabei sollte die Zeitspanne eher etwas zu kurz als zu lang eingeplant werden. Danach planen Sie gezielt Pufferzeiten ein. Gut 40 Prozent der Zeit sollte als Pufferzeit reserviert werden. So haben Sie im Verlauf des Tages ausreichend Spielraum für Unvorhergesehenes oder für den Fall, dass ein Punkt mal etwas länger dauert als geplant.

10-10-10 Methode

Manchmal ist es hilfreich, seine Zeit zu planen. Wenn Sie einzelne Tätigkeiten innerhalb einer bestimmten Zeitspanne erledigen möchten, dann ist Selbstmanagement oder auch Zeitmanagement wichtig. Bei der 10-10-10 Methode fragen Sie sich vor jeder Entscheidung, welche Auswirkungen diese in 10 Minuten, 10 Monaten und 10 Jahren haben wird. Ziele der Zeitmanagement-Methoden sind, Abstand zu gewinnen und sich selbst zu reflektieren. Bei regelmäßiger Anwendung fällt Ihnen die Einteilung in Prioritäten und unwichtige Aufgaben und Tätigkeiten immer leichter.

Pareto Prinzip

Ähnlich funktioniert auch das Pareto Prinzip für das Zeitmanagement. Bei einem persönlichen Brainstorming und mit genügend Selbstreflexion arbeiten Sie heraus, welche Ihrer Tätigkeiten den größten Erfolg ausmachen. In der Regel sind es 20 Prozent an speziellen Arbeitstätigkeiten, die für 80 Prozent der Wirkung verantwortlich sind. Können Sie diese 20 Prozent identifizieren und die dazugehörigen Aufträge auf einer Liste festhalten, konzentrieren Sie sich hauptsächlich auf die Aufgaben mit dem größten Nutzen. Mit dieser Form des Zeitmanagements müssen Sie nicht länger 100 Prozent geben, sondern erreichen mit dem Prinzip und der damit einhergehenden Fokusverlagerung eine bessere Produktivität.

Pomodoro Technik

Ob Pomodoro Technik oder 60-60-30-Rhythmus, beide Zeitmanagement-Methoden dienen der gezielten Aufteilung der Arbeit in Fokus-Zeit und Pausen. Bei der Pomodoro Technik wird die Arbeitszeit von vielen kurzen, aber dafür häufigen Auszeiten unterbrochen. Das erhält die geistige Leistungsfähigkeit. Sie können sich vor der Arbeit einen Wecker stellen. 25 Minuten wird konzentriert gearbeitet, danach folgen fünf Minuten Pause. Nach drei oder vier 25-Minuten-Intervallen wird eine Pause von 20 bis 30 Minuten eingelegt. Die fest im Zeitmanagement eingeplante Ablenkung schafft einen klaren Kopf, sodass Sie anschließend wieder fit und voller Ideen sind.

60-60-30-Rhythmus

Beim 60-60-30-Rhythmus wird 55 Minuten konzentriert gearbeitet, dann folgen fünf Minuten Pause. Danach erledigen Sie weitere 60 Minuten Aufgaben, bevor eine Pause von 30 Minuten eingelegt wird. Damit das Prinzip für Zeitmanagement funktioniert, müssen Sie vorher alle Ablenkungen und Zeitfresser eliminieren. Zudem sollten Sie schon vor dem Start wissen, welche Dinge Sie in den einzelnen Zeitblöcken erledigen möchten. Weiterhin sollten Sie auch Ihre Pause planen. Spazieren, Meditieren, Essen oder Kaffee trinken gehen sind ideale Maßnahmen, die im Endeffekt Ihre Produktivität steigern.

Eat the Frog

Wenn Sie direkt am Start des Tages oder der Woche die unliebsame Aufgabe Ihrer Liste erledigen, können Sie sich entspannt auf die übrigen Projekte freuen. Beim Eat the Frog Zeitmanagement widmen Sie sich daher direkt am Anfang den Dingen, welche Ihnen am wenigsten Freude bereiten und/oder am dringlichsten sind. Am Morgen sind die Konzentration und die Produktivität am höchsten und schwierige Aufgaben fallen Ihnen leichter. Haben Sie den Frosch erst einmal verschlungen, stellt sich ein Erfolgsgefühl ein, welches Sie durch den restlichen Tag trägt.

GTD Methode

Ein ebenfalls sehr beliebtes Prinzip fürs Zeitmanagement ist GTD, was abgekürzt für “getting things done” steht. In fünf Schritten schreiben Sie sich zuerst auf, was alles erledigt werden muss. Dann prüfen Sie, wann Sie die Dinge erledigen können und wie diese organisiert werden müssen. Weiterhin wird das Tagessystem im Wochenplan integriert, mit diesem abgeglichen und zum Schluss geht es an die Arbeit, die nun perfekt strukturiert vor Ihnen liegt. Mit der Zeitplanung schaffen Sie Ziele für den Tag, an denen Sie nacheinander arbeiten.

Fazit: Die Kombination macht‘s

Zeitmanagement ist für effizientes Arbeiten unverzichtbar. Oftmals ist es sinnvoll, mehrere Zeitmanagement-Methoden miteinander zu kombinieren, um sowohl die beruflichen Ziele zu erreichen als auch das persönliche Wohlbefinden zu erhalten. Mit einem für Sie passenden System für das Zeitmanagement eliminieren Sie Zeitfresser, geben Aufgaben einfacher ab und arbeiten konzentrierter. Egal welche Methode Sie dabei präferieren, mit ein wenig Arbeit zu Beginn des Tages wird die Arbeitszeit angenehm und produktiv zugleich.